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¿Qué es una factura proforma?

La plantilla de factura proforma es un documento que se envía a un comprador en determinadas circunstancias, normalmente antes de que se conozcan todos los detalles de la venta.

Adelántate a la competencia creando facturas únicas y profesionales en sólo unos pocos clics. En nuestra web puedes descargar plantillas de facturas en formato excel, de forma gratuita.

Por definición, una factura proforma no es una factura real. Sin embargo, hay muchas situaciones en las que es mejor enviar una factura proforma que una factura final.

Por ejemplo, a veces es necesario emitir un documento de venta antes de que se ultimen los detalles de dicha venta. Una factura proforma declara el compromiso del vendedor a proporcionar los bienes o servicios especificados al comprador a determinados precios. Este compromiso no se registra en las cuentas hasta que se emite una factura de progreso para confirmar los precios y la información finales.

También puedes emitir una factura proforma si necesitas emitir un documento de venta de bienes o servicios que aún no has proporcionado, o declarar el valor de los bienes a efectos aduaneros.

 

¿Cómo se emite una factura proforma?

Las dos formas más comunes de emitir una factura proforma son las plantillas de Word / Excel que puedes descargar gratis de nuestra web y el software de facturación.

 

Emisión de una factura proforma en Word o Excel

Una forma de crear una factura proforma es adaptar la plantilla de factura en Word o Excel para que se convierta en una plantilla de factura proforma, eliminando el número de la factura y cambiando el título del documento.

A continuación, debes guardar la factura proforma, adjuntarla a un correo electrónico y convertirla manualmente en una factura definitiva.

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Expedir una factura proforma con un software de facturación

El software de facturación hace que sea más rápido y fácil crear una factura proforma. Un buen software de facturación normalmente viene con una plantilla de factura proforma preestablecida y te permite enviar la factura proforma a tu cliente en sólo unos pocos clics.

El software de facturación permite crear y enviar facturas proforma en menos de un minuto, y puede finalizarlas con un solo clic.

 

Factura proforma vs. factura

La factura proforma es esencialmente una factura provisional.  Hay muchas similitudes entre las facturas definitivas y las facturas proforma. Sin embargo, hay una diferencia clave entre ambas: mientras que las facturas definitivas son documentos legales, las facturas proforma no lo son. Esto tiene varias implicaciones:

  • La emisión de una factura proforma no implica que el cliente esté obligado a realizar algún pago por los productos o servicios enumerados.
  • La factura proforma no será registrada como un crédito por el vendedor. Dado que no es una verdadera factura, no debe ser registrada como tal.
  • La factura proforma no debe contabilizarse como una cuenta a pagar por el cliente porque no se espera el pago.

 

Factura proforma o presupuesto

En muchos aspectos, una factura proforma es similar a una estimación de ventas. Tanto las facturas proforma como los presupuestos, permiten al cliente conocer el coste eventual de un pedido. Ambos se envían en una fase similar del proceso de venta, es decir, antes de que la venta esté totalmente finalizada. Por regla general, ni las facturas proforma ni las cotizaciones son legalmente vinculantes.

Sin embargo, mientras que la factura pro forma representa el compromiso de un cliente a comprar bienes o servicios particulares, el presupuesto no lo es. El presupuesto reconoce simplemente el interés del cliente.

 

Plantilla de factura proforma

Como una factura proforma es esencialmente una factura provisional, la plantilla de factura proforma es casi idéntica a un ejemplo de una factura estándar. Esto significa que el modelo de factura pro forma debe incluir lo siguiente:

  • Fecha de la factura: La fecha en que se crea la factura proforma.
  • Datos de contacto del vendedor: los datos de contacto de tu empresa.
  • Datos de contacto del comprador: datos de contacto del cliente.
  • Descripción de los productos/servicios: información detallada sobre de los productos y/o servicios.
  • Subtotal: subtotal antes de impuestos o deducciones.
  • Impuesto: informe del IVA/IGV que se añadirá a la venta (si procede).
  • Deducciones: cualquier deducción (como la del CIS) que deba hacerse antes del total.
  • Total: la cantidad total que debe el cliente en la factura.

También debes indicar los detalles de los descuentos que otorgarás, así como las condiciones generales.

Aunque existen requisitos específicos para la información que debe incluir en una plantilla de factura proforma, tiene mucha libertad para personalizar el diseño de sus facturas proforma.

 

Factura proforma e IVA

Las empresas registradas para el IVA deben asegurarse de que tus facturas contienen detalles del importe del IVA cobrado y las facturas proforma también deben incluir esta información.

Sin embargo, aunque se debe indicar los detalles del IVA, según la AEAT, este tipo de facturas no se consideran facturas comerciales ni facturas del IVA. Esto significa que no se pueden utilizar las facturas proforma para recuperar el IVA y debes declarar “Esto no es una factura con IVA” en cualquier factura proforma que emitas.

Si el destinatario acepta los bienes o servicios ofrecidos en la factura proforma y tú se los suministras, entonces debes completar la factura y emitir una factura final que incluya el IVA correcto dentro del período apropiado.

 

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