Muchos los de los programas de contabilidad y teneduría de libros crean estimaciones y facturas con unos pocos clics rápidos del ratón. A veces, alguna factura se modifica por un error o un ajuste de gestión. Por eso hace falta eliminar esos fallos y esto se logra mediante una plantilla factura rectificativa . Cuando esto ocurre, es necesario contabilizarlo adecuadamente. La forma en que lo manejes dependerá de si la factura está pagada o pendiente.
Tabla de Contenidos
Envío de la factura rectificativa
Si hay necesidad de revisar una factura, no es necesario borrar el original, especialmente si ya fue enviado al cliente. Esto crea confusión porque el cliente no sabe qué factura es la correcta. La factura existente se puede modificar, conservando el mismo número de factura y añadiendo una “R” a continuación del número. Así queda indicada la revisión. Esto permite tanto a su departamento de contabilidad como al cliente saber que el número de la factura original y el proyecto están referenciados. Por ejemplo, si la factura original tuviera el número 5329, la factura revisada sería la 5329-R. Esto ayuda a evitar la duplicación de pagos debido a una factura pendiente que fue cancelada por su parte pero que todavía está en posesión del cliente.
Ve a tu factura original y comienza a editarla. Debes ajustar inmediatamente el número de la misma y guardarla en el archivo como la revisada. Así tendrás una copia de ambas. Ajusta la fecha de la factura revisada. Formatea cualquier cambio en la factura original según sea necesario en base al costo unitario y al precio de los impuestos. Comprueba las revisiones dentro de la factura y guárdala antes de imprimirla y cerrarla. Envía al cliente la copia de la factura revisada con una “carta de factura modificada” explicando los cambios.
Revisar la factura pagada
Si quieres revisar una factura ya pagada, lo primero que debes hacer es dirigirte al registro de pagos. Si el pago ya fue reconciliado con las cuentas bancarias también cambiará ligeramente el proceso.
Antes de revisar la factura, elimina el pago asociado a la misma. En la mayoría de los programas de software de contabilidad, el pago se indica encima de los detalles de la factura. Elimina este pago y haz una nota en la pestaña correspondiente. Si la cantidad ya fue abonada, debes ajustar el valor del Saldo Anterior cuando hagas el abono de los estados de cuenta bancarios del mes siguiente. Es importante anotar bien esto para evitar confusiones.
Edita la factura en base a la nueva información o condiciones de pago, para ello puedes basarte en nuestro modelo de factura rectificativa . Guarda como una factura revisada usando R al final del número. Guarda tanto la original como la revisada para tenerla como historial de la cuenta. Vuelve a registrar el pago. Si hay que realizar pagos adicionales, la factura debe indicarlo. Si hay que hacer un reembolso, haz un cheque de reembolso y envíalo por correo con la carta de la factura modificada. Aquí puedes descargar un ejemplo de factura rectificada por si te puede resultar útil.
Buenas prácticas de contabilidad
Llevar libros precisos ayuda al dueño de un negocio a mantener un manejo sólido de la salud financiera de su empresa. Cuando revisas las facturas, lo cual suele ser inevitable, se tiende a limitar en lo posible el número de estas revisiones. Esto hace que la contabilidad final, la reconciliación y la preparación de impuestos sea mucho más fácil. Cuanto más precisos sean los datos introducidos, menos probable será que haya preguntas que consumen tiempo (y dinero) más adelante.
Confirma todos los detalles antes de finalizar las facturas. Una propuesta no siempre será la factura real. Guarda los artículos como borradores hasta que estés seguro de los detalles y procede con la factura del proyecto. Revisa toda la información con el cliente para asegurarte de que su información de contacto y de facturación esté completa para reducir los cambios administrativos en las facturas. Pero no tengas miedo a utilizar la factura rectificativa , su uso es muy común y sencillo. Ingresar todas las nuevas facturas y pagos inmediatamente y comprueba de forma habitual todas las cuentas bancarias. La diligencia evita revisiones posteriores innecesarias.
Plantillas de factura
Consejos útiles
