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Una factura es un documento de contabilidad general que prueba una compra o venta. Una factura evidencia la reclamación de un acreedor contra un deudor, es decir, la deuda de un cliente con un proveedor.

La facturación es esencial tan pronto como se proporciona un servicio o producto a un cliente. Aprenda a crear facturas profesionales y a gestionar sus honorarios y gastos.

La factura identifica al acreedor (empresa) y al deudor (cliente), la cantidad a pagar y cuándo. Compromete al deudor a pagar la cantidad en la fecha de vencimiento indicada.

La factura es obligatoria cuando se venden/compran productos o activos fijos, o cuando se presta un servicio. El término «factura» debe aparecer en el documento para identificarlo como tal.

Hay dos tipos de facturas, aunque se pueden tipificar en muchas:

  • Factura proforma: la factura proforma se elabora en el momento de la compra por razones prácticas y a petición del comprador,
  • Factura final: factura estándar establecida en el momento de la entrega de los bienes o después de la prestación del servicio.

Las facturas deben ser conservadas por ambas partes durante un período de uno a diez años, dependiendo de la naturaleza del producto o servicio.

Elementos de una factura – ¿Qué debe contener una factura?

Para ser válida, una factura debe mencionar un cierto número de elementos legales, enumerados en el Código de Comercio.

Para evitar tener que volver a emitir todos estos elementos con cada nueva factura que se cree, es muy útil utilizar plantillas de facturas preestablecidas, como las que ofrece Debitoor.

El documento debe mencionar el término «factura», así como un número de factura único: suele ser una agregación del número de mes y año y un número correspondiente a la factura (tipo: 20160500012).

Sin embargo, en una factura deben mencionarse otros elementos, como las fechas y los plazos de pago, las descripciones de los productos y los precios, y los datos de los clientes y las empresas proveedoras.

Indicar las fechas y los plazos en una factura

  • Fecha de entrega o fin del servicio,
  • Fecha de venta o prestación del servicio,
  • Fecha en la que la factura debe ser pagada,
  • Sanciones aplicables en caso de retraso.

INdicar los productos y precios en una factura

  • Descripción del producto o servicio vendido,
  • Cantidad de productos o servicios vendidos,
  • Precio unitario sin impuestos (HT) del producto o servicio vendido, con posibles reducciones y condiciones,
  • La cantidad total a pagar sin el IVA y todos los impuestos (todos los impuestos incluidos),
  • Tasa de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido) y número de IVA (si se vende en la Unión Europea).

Indicar los datos de contacto en una factura

  • Nombre y datos de contacto del cliente,
  • Nombre de la empresa y datos de contacto (y posiblemente el logo de la empresa en el encabezamiento),
  • Nombre de la empresa, tipo de empresa y cantidad de capital social,
  • Codigo de identificacion fiscal – CIF
La facturación es obligatoria para cualquier venta de bienes o servicios en el contexto de una actividad profesional. El comprador tiene derecho a exigir una factura si el vendedor no le proporciona una tan pronto como la venta se haya completado.

 

Contaabilizar la factura en las cuentas

Veremos con un simple ejemplo cómo contabilizar una factura en la contabilidad. El vendedor F vende mercancías al cliente C.

El proveedor F entonces contabiliza la transacción:

En el lado del débito: Venta de bienes + impuesto sobre la producción…
A crédito: una venta al cliente C

Mientras el cliente C registra la transacción:

Débito: A pagar al proveedor F
A crédito: una compra de bienes + IVA de entrada

Facturación electrónica

En nuestro artículo sobre software de facturación en línea que le permite gestionar su contabilidad, crear y enviar sus facturas por correo electrónico de forma muy intuitiva.

Saber qué factura está pagada o no, modificar sus plantillas de facturas en unos pocos clics, gestionar sus productos/servicios y clientes de forma sencilla: todo esto le ayuda a controlar su negocio de la mejor manera posible. Tambien te dejamos nuestro articulo ¿Qué es una factura electrónica? por si te resulta de interes.

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