El término “factura electrónica” se define de diferentes maneras. Por ello, es importante aclarar lo que entendemos por una auténtica factura electrónica.
Consideramos que la factura electrónica genuina es aquella que se emite, recibe y procesa electrónicamente. Es digital desde que el remitente la crea y el receptor la recibe y procesa. En otras palabras, una verdadera factura electrónica es electrónica durante todo su ciclo de vida.
Algunas empresas envían copias en PDF de sus facturas por correo electrónico. Estas pueden ser escaneadas o impresas en papel y luego guardadas en el libro mayor. Ofrecemos la posibilidad de enviar facturas en PDF por correo electrónico como un servicio de valor añadido, pero recomendamos a nuestros clientes que envíen y reciban verdaderas facturas electrónicas por muchas razones.
Ventajas de una factura electrónica
- Es más fácil lograr un alto grado de automatización con facturas electrónicas reales que con facturas en PDF.
- El remitente no recibe automáticamente la confirmación de que el destinatario ha recibido la factura en PDF.
- Las facturas en PDF pueden ser bloqueadas por los filtros de spam del destinatario.
- Muchas grandes empresas no aceptan facturas en PDF por correo electrónico.
- El destinatario debe invertir en una solución de escaneo para interpretar automáticamente las facturas en PDF.
- La cantidad de información interpretada por el escáner es significativamente menor (menos campos) que cuando las facturas son totalmente electrónicas.
- Los estudios muestran que la probabilidad de que una factura escaneada sea interpretada sin errores es sólo del 34,7%, lo que significa que el manejo de los errores consume mucho tiempo.
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