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¿Por qué es importante el cumplimiento de la facturación electrónica?

El cumplimiento correcto de la facturación electrónica a veces es un “mal necesario”. Hay que saber manejar con precisión el IVA y otros impuestos para no incurrir en multas u otras sanciones. También, por supuesto, para poder hacer adecuadamente las deducciones del IVA.

En plantillafactura.es, queremos simplificar las operaciones que tienen que hacer nuestros clientes, ofreciendo plantillas de ejemplo en word y excel que se pueden descargar gratis . De este modo, podemos reducir la complejidad que conlleva el procesamiento de facturas electrónicas y así nuestros clientes pueden centrarse en su negocio principal. El objetivo es aliviarles este dolor de cabeza.

Lo que una empresa necesita hacer antes de empezar

A menudo, la empresa debe cumplir ciertos requisitos antes de poder empezar con la factura electrónica. Puede que la empresa esté obligada a informar de la sustitución  de las facturas en papel por las electrónicas, para recibir la aprobación de la autoridad tributaria.  O bien que el proveedor de servicios tenga que informar del cambio al proceso electrónico.

En algunos países, el proveedor debe obtener el consentimiento del receptor de la factura para pasar de la facturación en papel a la facturación digital. Ello se debe principalmente a que en muchos países su utilización se encuentra todavía en una etapa inicial. Si bien es cierto que la facturación electrónica está disponible en el mercado desde hace tiempo. Muchas empresas no tienen la capacidad de manejar documentos electrónicos. Todavía trabajan sólo con papel.

Asumimos la complejidad que conlleva el cumplimiento para que nuestros clientes puedan centrarse en su negocio

En algunos casos, es posible que la legislación fiscal y contable tampoco esté al día. Por ello, la primera pregunta debe ser siempre si una factura electrónica constituye o no un documento válido a efectos fiscales.

Requisitos que deben cumplirse

Un paso clave en el proceso de facturación electrónica es examinar los requisitos de formato y los requisitos relacionados con la autenticidad e integridad de los documentos. En algunos países hay una forma única de cumplir esos requisitos, mientras que otros tienen una mayor gama de opciones. También puede haber variaciones o discrepancias dentro de un país determinado. Son los llamados “regímenes de facturación”.

El contenido de la factura también es una consideración importante. Debe incluir los requisitos mínimos de contenido estipulados por el regulador para que la factura sea válida a efectos fiscales.

En lo que respecta al proceso de emisión, transmisión y aceptación, existe una diferencia significativa entre los países que han realizado la auditoría (la mayoría de los Estados miembros de la Unión Europea) y los países que han realizado la autorización (por ejemplo, Turquía y LATAM). En los países en los que se realiza la auditoría posterior, los requisitos deben ser cumplidos en su mayor parte por el proveedor. En los países con despacho de aduana, tanto el proveedor como el destinatario participan por igual en el proceso de compensación de la factura con la autoridad tributaria.

No hay que olvidar que, incluso en los países que han realizado una auditoría, suelen existir algunos requisitos que también debe cumplir el destinatario. Por ejemplo, algunos países pueden exigir al receptor que envíe un recibo o alguna otra forma de acuse de recibo al emisor indicando que ha recibido la factura y que es correcta. O que ha recibido la factura, pero desea hacer cambios en ella. Los requisitos de autenticidad e integridad se aplican también a los receptores.

Lo que hay que considerar al archivar

Por último, pero no por ello menos importante, hay que examinar los requisitos de archivo. ¿Cómo se archivan las facturas electrónicas? ¿Qué documentos deben ser almacenados y por cuánto tiempo? ¿Existen requisitos de auditabilidad? En algunos países, por ejemplo, puede haber un requisito de archivar localmente. Otros pueden permitir el archivo en el extranjero. El sujeto pasivo debe obtener el consentimiento de las autoridades fiscales locales o notificarles que la empresa almacenará sus facturas electrónicas en otro lugar.

La responsabilidad recae en el cliente

A menudo existe un concepto erróneo sobre el reparto de la responsabilidad entre el cliente y el proveedor de servicios. Cuando un sujeto fiscal subcontrata parte de sus operaciones a un tercero – a un proveedor de servicios de facturación electrónica, por ejemplo – esto no implica un desplazamiento de la responsabilidad entre las autoridades fiscales. La función del proveedor de servicios es proporcionar al sujeto pasivo una solución que éste pueda evaluar. Es el sujeto quien decide si responde razonablemente las obligaciones de cumplimiento de las normas fiscales y contables.

Si existe un desacuerdo entre el cliente y el proveedor de servicios sobre la interpretación o la aplicación de determinados reglamentos, siempre se debe dar más peso a la opinión del cliente. Es la empresa que recibe el servicio la que incurre en cualquier impuesto o multa adicional, no el proveedor de servicios.

Nuestro papel es, y será, ofrecer a nuestro cliente nuestra mejor práctica e interpretación de cada mercado, ofreciendo las mejores plantillas de facturas a descargar .

Esto, por supuesto, no significa que nosotros no estemos activos en el proceso. Nuestro papel es, y será, ofrecer a nuestro cliente la mejor práctica e interpretación de cada mercado. En caso de que surja alguna duda, tendremos un diálogo cercano con nuestro cliente para explicarle por qué hemos hecho una determinada evaluación y por qué creemos que la solución que hemos recomendado es la mejor. Siempre intentamos poner las necesidades de nuestro cliente en primer lugar.

 

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