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España ha introducido la facturación electrónica o factura eletronica para las administraciones públicas hace unos cuantos años. Esto se hizo para promover la difusión y distribución de la factura electroónica,  y para mejorar el intercambio de facturas entre las instituciones gubernamentales y las empresas.

Despues de 2018 y a raíz de la legislación 9/2017, se amplió la plataforma para la facturación B2B bajo el nombre de FACeB2B. Las empresas que trabajan para la administración en nombre de otras empresas y que emiten facturas de más de 5.000 euros están obligadas a utilizar la plataforma. Otras empresas españolas tienen la posibilidad de utilizar FACeB2B voluntariamente. Con ello se pretende aumentar la seguridad y la trazabilidad de las facturas electrónicas.

¿Qué es FACeB2B?

A través de la integración con su sistema ERP, las empresas pueden automatizar la recepción y distribución de facturas con FACeB2B.

A diferencia de la FACe, que es para el envío de facturas electrónicas a las administraciones públicas, la FACeB2B no proporciona un portal que permita la carga de documentos. En cambio, proporciona un servicio web que puede ser utilizado por las empresas para una variedad de funciones, entre ellas:

  • Enviar facturas
  • Obtener información de la factura
  • Cancelar las facturas
  • Descarga de facturas

Desde una perspectiva técnica, esto también significa que las empresas necesitan integrar el servicio web en su software de gestión, normalmente su software de planificación de recursos empresariales (ERP). En lugar de realizar una integración directa, la mayoría de las empresas eligen un proveedor de servicios especializado que permite la integración del sistema ERP con el servicio web. De este modo, la empresa que lo encarga no necesita ninguna programación interna.

Una vez completada la integración con el software de la empresa, es posible un intercambio fluido de datos de facturas con el servicio web español.

Como me registro en FACeB2B

Si una compañía quiere usar FACeB2B, necesita registrarse primero. Hacer eso requiere un código DIRe. Este código es único para cada empresa y permite su identificación automática dentro del sistema. Se puede obtener registrándose en el Directorio de Entidades (DIRe). A diferencia de la FACe, se debe contratar un proveedor de servicios para hacer uso de todas las ventajas que ofrece la FACeB2B. El proveedor también debe estar registrado en la DIRe y en la FACeB2B. Además, la empresa contratante también necesita autorizar a su proveedor de servicios durante su registro como su llamada ESF (Empresa de Servicios de Facturación).

¿Qué requisitos debe de tener la factura?

Todas las facturas deben cumplir con el formato de una factura eletrónica ( FacturaE ). Por el momento no es necesario que los usuarios B2B firmen sus facturas electrónicamente. En el futuro esto podría estar sujeto a cambios, por lo que es importante que las empresas se mantengan informadas sobre las firmas electrónicas. La información del estado actual, y los documentos que lo describen se pueden encontrar en la página web de la autoridad española.

Generación de facturas

Normalmente, sólo es posible exportar facturas de un sistema ERP como SAP o Microsoft Dynamics NAV en un formato específico. Por lo tanto, es necesario convertir estos documentos en un formato válido de FacturaE en un paso consecutivo. Lo mismo ocurre en el otro sentido: si una empresa recibe facturas, éstas deben ser traducidas del formato FacturaE a un formato válido de ERP para poder ser leídas y procesadas.

Para la creación de las facturas FacturaE y la transmisión al servicio web FACeB2B se recomienda utilizar la experiencia y los conocimientos de un proveedor especializado en EDI.

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